Um dos setores mais importante da igreja, no quesito de administração, é a secretaria.

Cadastro de novos membros, agenda da igreja, algumas vezes a agenda do próprio pastor e diversos outros assuntos são tratados e guardados pela secretaria da igreja.

No artigo de hoje vamos ver 7 dicas para uma secretaria eficiente!

1- Organize a papelada

Uma das coisas mais fáceis de perder é papel.

Ainda mais naquelas secretarias que tem um trafego grande de pessoas, a probabilidade de perder arquivos e até documentos importantes é grande.

Por isso, deixe sempre a sala organizada e separe os arquivos em pastas com algum padrão pré-definido para ajudar na hora que precisar deles.

2- Organize o Computador

Não adianta ter uma sala arrumada e um computador todo bagunçado!

Organize bem as pastas do computador, nomeie pensando sempre na praticidade que terá para encontrar. Crie pastas e subpastas, evite deixar tudo na área de trabalho.

Se sua igreja tem uma secretária, então, faça uma conta para ela com acesso irrestrito e uma outra conta para demais usuários com acesso restrito.

Quando todo mundo tem acesso, ninguém tem responsabilidade e ninguém tem culpa quando some o arquivo, por isso a importância de ter uma conta principal para você saber de quem cobrar.

3- Faça Backup

Fazer backup é essencial!

Algumas igrejas perdem anos de atas e registros por causa de algum vírus no computador.

Portanto, ter os arquivos principais na nuvem vai fazer os registros permanecerem por um bom tempo.

4- Invista em mobiliário

É necessário ter móveis que sejam bem aproveitados no espaço, pois reuniões poderão acontecer no local ou, talvez, chegue algum dia em que será preciso encontrar rapidamente algum documento, então, precisará que seja um local de fácil movimentação.

Pense também em quem mais ficará na secretaria para que a pessoa fique confortável, como, por exemplo, tendo uma cadeira adequada para o tamanho do secretário(a).

5- Defina prioridades

A secretaria vai funcionar muito melhor caso catalogue as prioridades. Nem tudo o que chega deve ser feito no mesmo instante.

Saiba dividir as tarefas em:

1. Urgente;
2. Importante;
3. Cotidiana.

Dividindo desta forma, não haverá perda de prazos e desorganização.

6- Tenha um bom funcionário

Se a sua igreja tem condições de pagar um funcionário para gerir a secretaria, ela deve fazer isso.

Não é tarefa do pastor cuidar de toda a parte administrativa quando há a possibilidade de delegar para alguém qualificado.

7- Tenha um sistema integrado

Um sistema com ferramentas essenciais para que a secretaria da sua igreja esteja totalmente organizada e conectada em um mesmo propósito.

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